業務のデジタル化が進む中、多くの企業がExcel管理からの脱却を目指しています。しかし、既存のシステムでは現在のExcelと同じ仕様やデータ構造で移行できるものがなく、移行を断念せざるを得ないケースもあります。本記事では、この問題の原因と解決策を解説し、スムーズな移行を実現する方法をご紹介します。

よくある課題

Excel管理からの脱却を検討する企業が直面する主な課題には、以下のようなものがあります。

・既存のExcel管理と同じ仕様・データ構造のシステムが見つからない
・Excelで蓄積したデータをそのまま移行できない
・現場の業務フローがExcelを前提としており、移行後の運用に不安がある
・SaaSを導入しても、機能が固定化されていてカスタマイズができない

特に、長年にわたりExcelで業務を管理してきた企業ほど、既存の業務フローを大きく変更することに対する抵抗が大きくなりがちです。

なぜ、Excelからのシステム移行がスムーズにいかないのか？

昨今、業務管理のシステムは選択肢が非常に多く、様々な企業に適用できるように設計されていますが、Excelからのスムーズな移行にはいくつかの課題があります。

仕様が固定化されている

SaaSは汎用的な仕様で開発されているため、企業ごとに異なる業務プロセスやデータ構造をそのまま反映することができません。特に、Excelを使ってカスタムで作り上げたデータ構造や業務フローをそのまま移行するのは難しくなります。

データ移行のハードルがスムーズにいかない

Excelには、企業独自の計算式やマクロ、カスタムルールが組み込まれていることが多く、これらをSaaSへそのまま移行するのは困難です。そのため、データの構造を一部変更しなければならないケースや、必要な機能を後付けでカスタマイズする必要が発生することもあります。場合によっては、SaaSの仕様に合わせるために、現場の業務フローを変更しなければならないといった問題が発生し、結果としてExcelとSaaSを併用する「中途半端な移行」に陥ることが少なくありません。

運用の柔軟性が失われる・業務フローに変更が生じる

Excelは自由にデータの入力や加工ができるため、現場で即座に業務対応が可能です。しかし、SaaSでは管理画面の制約があり、自由にレイアウトや入力項目をカスタマイズできないという課題や、データの出力フォーマットが固定化されているため、これまでの入力ルールを変更する必要が発生するケースがあります。また、特定のワークフローに縛られるため、それに合わせて業務をすることで、業務効率がかえって低下する可能性があります。

解決策

こうしたSaaSの限界を解決するためには、次の2つの方法が有効です。

レディメイドシステムへの移行

SaaSの標準機能では対応しきれない業務フローやデータ構造を持つ企業にとって、レディメイドシステムへの移行は効果的な選択肢です。Excelで構築したデータ構造を再現できるのはもちろんのこと、業務フローをそのまま反映しつつ、さらに最適化が可能です。コスト面においても、ゼロから開発するよりもコストを抑えられるのも特徴です。レディメイドシステムなら、企業ごとの細かい要件にも対応できるため、無理なくExcel管理から移行することができます。

連携用システムの構築

すでにSaaSを導入している企業の場合、SaaSのデータを活用しながら業務を最適化するための「連携用システム」を開発することで、既存のExcelデータを変換し、SaaSとスムーズに統合することができます。同時に業務の自動化を推進し、手作業を削減することも可能です。企業独自のデータ構造を維持しつつ、SaaSのメリットも活かす連携システムを導入することで、Excel管理から完全に脱却しつつ、業務の柔軟性を損なわない仕組みを構築できます。

当社の強み

当社では、企業の業務プロセスに最適なシステムを提供し、既存システムを活かしつつ最適化することができます。それにより、業務フローに合わせたシステムを構築することができ、かつ、ゼロからの開発ではないためコストを抑えることができます。当社では多くの実績をベースとしたノウハウを活かしてExcel管理からのスムーズな移行を支援しています。

事例紹介

Excelをベースに仕様策定し、最適なシステムを構築

ある企業では、長年Excelを活用して業務管理を行っていましたが、データ量の増加に伴い、管理が煩雑化しており、複数のExcelファイル間でデータが分散し、整合性を維持するのが困難なため、リアルタイムでのデータ更新や共有ができないという課題に直面していました。

そこで、当社では、既存のExcelデータ構造をそのまま再現したシステムを開発しました。業務フローを見直し、効率的なデータ管理を実現し、将来的な業務拡張にも対応できる柔軟な設計を行うことで、Excel管理の課題を解決しました。

まとめ

Excel管理から脱却したいと考えていても、SaaSでは既存のデータ構造や業務フローを完全に再現できないことが多く、移行が難しいケースがあります。その解決策として、レディメイドシステムへの移行や、SaaSと連携するカスタムシステムの構築が有効です。当社では、企業の業務課題に応じた最適なソリューションを提供し、スムーズな移行を支援しています。Excel管理からの脱却を検討している方は、お気軽にご相談ください。