本記事では、学会様が運営上抱える課題を、システム導入で解決する方法を紹介し、最後に当社が提供している「学会クラウド」の紹介をさせていただきます。。

学会運営における会員管理の課題

学会の運営において、会員情報の管理は非常に重要な業務の一つです。しかし、多くの学会では、Excelで管理や複数のシステムを組み合わせて管理しており、以下のような課題を抱えていることが少なくありません。

データの分散管理による非効率性

特にExcelや紙の台帳を使っている場合、会員情報を管理しているデータと、研修会や学術学会への参加者情報を管理しているデータ、認定資格者を管理しているデータなどが、それぞれのファイルで管理されていることにより、最新の情報を正確に管理するのが難しいケースがあります。さらに、複数の担当者が異なるフォーマットで管理していると、データの統一が困難になります。

更新作業の手間と人的ミス

住所変更や勤務先の変更、会費の入金管理、入退会処理など、会員情報の更新作業が頻繁に発生するため、人の手による作業では、入力ミスや重複登録が起こるリスクがあります。

会員向けサービスの充実が難しい

会員管理と学会ホームページの連携させ、会員専用のマイページを用意したいと考えるものの、既存の管理方法や既存のシステムでは実現できない場合があり二重管理や二重作業が発生してしまうケースがあります。また、セミナーやイベントの申し込み、論文投稿などの管理をメールやExcelファイルで管理することにより事務局業務の負担が増加してしまうケースがあります。

こうした課題を解決するために、多くの学会が、会員管理システムを導入し始めています。会員管理システムは、すでに多くのサービスが存在しているため、その中でも学会運営に向けて提供されているシステムを導入することをおすすめします。

学会運営システムの活用で実現できる業務効率化

学会運営をシステム化することで、以下のようなメリットが得られます。

会員情報の一元管理

学会の会員情報をクラウド上で一元管理できるため、担当者間でリアルタイムに最新情報を共有できます。また、検索機能を活用することで、特定の会員の情報を瞬時に確認できるため、対応の迅速化が可能です。例えば氏名による検索、会費未入金の会員の検索、入会して〇年以上経過している会員の検索等、様々な条件で会員情報を検索することができます。

会費管理の自動化

会費の入金状況を自動で確認し、未納の会員へリマインドメールを送ることが可能です。クレジットカード決済や口座振替を導入することで、会員の利便性向上と事務局の作業負担軽減を両立することができます。請求から入金による売掛情報の消込を自動化することで事務局業務を大幅に軽減することができます。

学会イベント・セミナーの管理

学会では定期的にセミナーやイベント、学術学会を開催しますが、これらの申し込み管理もシステム化することで効率化することができます。参加者の受付・管理をオンラインで完結し、QRコードなどによる参加チケットで入場管理をすることができます。また、イベント等に参加することでポイントを付与し、付与されたポイントによって認定資格取得に反映させるケースも最近では増えてきているように思います。コロナ禍以降では、Zoomなどを活用したウェビナーと連携し、オンライン開催の運営をスムーズにしているケースもあります。

メール・通知機能の活用

学会運営では、会員へのお知らせやイベント案内が欠かせません。会員管理システムを導入することで、会員の属性ごとに適切な情報を配信することが可能になります。たとえば、入会1年目の先生に絞って情報を発信したり、認定資格の有効期限が迫っている先生にのメールを発信したりすることもできます。もちろん全会員に向けて国際学会の案内を送付したりすること可能です。

会員管理システムを選ぶ際のポイント

クラウド型かオンプレミス型か

インターネット検索では、「会員管理システム クラウド」と検索されることも多いように、近年はクラウド型のシステムが主流となっています。クラウド型はサーバー管理が不要で、リモートワークにも対応しやすいのが特徴です。専用サーバーにインストールして使うようなオンプレミス型は、自由度は高いもの、システムやサーバーの導入・運用コストがかかるため、特別な理由がない場合はクラウド型のシステムを導入することをおすすめします。

学会特有の要件に対応できるか

学会運営には一般的な企業の顧客管理とは異なる仕様が求められることが多いため、以下のような機能が備わっているかを確認するのも大切なポイントです。

・論文投稿、査読管理機能
・会員区分ごとの会費管理
・会員ではないけどイベントや学術学会に参加するユーザーの管理
・イベント等の参加者管理
・学会誌、ニュースレターの配信機能

コストと運用期間を考慮する

会員管理システムは一度導入すると長く使うことが多く、5年以内でリプレースすることは極めて少ないと言えます。初期費用は安いものの、使いたい機能を追加すると月額費用が高額になるケースもあります。一方で初期費用はかかるものの月額費用を抑えられるサービスもあります。少なくとも5年スパンで費用を試算し、できることとコストを見極めてサービスを決定することをおすすめします。初期導入費用、月額・年額の運用コスト、カスタマイズ費用などを考慮して選定することが重要です。

当社の「学会クラウド」のご紹介

学会運営の効率化を実現するために、当社では「学会クラウド」というサービスを提供しています。

学会クラウドの特徴

・クラウド型でどこでも利用可能
・会員情報・会費・イベント管理を一元化
・学会特有の仕様に柔軟に対応（カスタマイズ可）
・セキュリティ対策万全（SSL対応、バックアップ機能）
・基本機能は初期費用が0円
・カスタマイズ費用は初期費用のみで月額費用が変動しない

「学会クラウド」を導入することで、学会の運営負担を大幅に軽減し、より効果的な運営を実現できます。

学会・学術・医療団体向け会員管理システムで毎月の事務作業が約50時間削減｜学会クラウド